Yazar kasa cihazı ödeme kaydedici cihazlardır. Başka bir anlatımla; nakit, kredi kartı ya da banka kartı ile ödeme yapıldığında bu ödemenin alınmasını ve kaydedilmesini sağlayan cihazlardır. Başlıca fonksiyonu kredi kartı ya da banka kartı ile ödeme yapıldığında ödemenin kayıtlarının ilgili veri tabanına gönderilmesi ve bunun neticesinde bir fiş kesilmesini sağlamaktır. Ödeme ile ilgili kayıtlar bu sayede yedeklenebilmek ve saklanabilmektedir. Bunun haricinde ürünlerin birim fiyatlarının bu cihazlara entegre edilmesi de mümkündür ve bu sayede hızlıca ürünlerin fiyatları hesaplanabilmektedir.
Yazar kasaların en büyük avantajlarından biri vergilendirme sürecinde ortaya çıkmaktadır. Kayıt altındaki veriler sayesinde işletmelerin denetimi sağlanmış olur ve böylece kayıt dışı ekonominin önüne geçilerek vergi kaçırma gibi suçlar önlenir. Bu kayıtların tutulması için herhangi bir elektronik cihaz kullanılabilir ancak burada yasal düzenlemeler ile bazı alanlara zorunluluk getirilirken bazı alanlar için istisna sağlanmaktadır. Bunlar hakkında daha fazla bilgi için metnin sonunda yer alan başlığı inceleyebilirsiniz.
Yazar kasalar açık yazar kasalar ve kapalı yazar kasalar olarak ikiye ayrılmaktadırlar. Açık sistemler bir bilgisayara yüklenen yazılımdır. Ancak tek başına yazılım yeterli değildir ve POS cihazının bir donanımı da bilgisayara bağlı olmalıdır. Açık bir POS sistemi yazılım ile beraber şu birimlere ihtiyaç duymaktadır:
Barkod Tarayıcı
Müşteri Ekranı (Fiyat Ekranı)
Para Çekmecesi
Makbuz Yazıcısı
POS Terminali
Klavye
Bu cihazların hepsi birlikte açık yazar kasa sistemini oluşturur. Açık POS sistemlerinde donanımlar modüler yapıda olduğu için birbirinden bağımsızdırlar. Yani her bir donanım ayrı olarak satın alınabilir ya da değiştirilebilir. Bu da yazarkasa üreticilerine daha az bağımlı hale gelmenizi sağlayacaktır. Buna rağmen donanımların birbiri ile uyum sorunu yaşaması gibi problemlere de sahiptir. Açık yazar kasa Viyana’da bu tarz problemlere sebep olmaktadır ve işletmeler yeni donanımlar almak zorunda kalmaktadır.
Diğer bir tür ise kapalı yazar kasa sistemleridir. Kapalı yazar kasa sistemlerinde donanım ve yazılım tek bir üreticinindir. Üreticinin sistem için özel olarak geliştirdiği donanım ve bununla birlikte yazılımı paket halinde satın alınır. Sistemdeki tüm birimler tek bir cihaza entegre bir şekilde çalışmaktadır. Donanım ve yazılım tek bir üreticiden çıktığı için bu sistemler genellikle sorunsuz çalışmaktadırlar. Böyle bir durum olmasının getirdiği dezavantaj ise cihaz arıza verdiğinde üreticinin servisine ihtiyaç duyuyor olmanızdır. Bozulan parçanın değiştirilmesi yetkili servis tarafından gerçekleştirilebildiği için açık sistemlerde olduğu gibi modüler bir yapı söz konusu değildir.
Yazar kasaların satın alınması çok kolaydır ve rahatlıkla bulunabilmektedir. Yazar kasalar bir mağazadan satın alınarak ya da internet sitesi (Amazon, E-Bay vb.) üzerinden sipariş edilerek edinilebilir. Burada dikkat edilmesi gereken husus ise ne tür bir yazar kasaya ihtiyaç duyulduğunun tespit edilmesidir. Bunun sebebi yazar kasaların fiyat aralığının çok geniş olmasıdır. Her bütçeye göre bir yazar kasa bulunabilir. Burada işletmenin neye ihtiyacı olduğu tespit edilmelidir ve biraz da bütçeye göre karar verilmelidir. Aşağıda örnek teşkil etmesi açısından farklı fiyatlarda yazar kasaların özellikleri belirtilmiştir. Basit modeller uygun fiyatlara alınabilirken, dokunmatik ekranlı ve hızlı işlemcili modellerin fiyatları artmaktadır.
Listedeki modellerin bazıları bütün cihazları içeriğinde barındırmamaktadır ve bazılarında ayrıca makbuz kesme makinesi ya da diğer eksik cihazları da satın almanız gerekmektedir. Bu nedenle hangi sistemi satın alırsanız alın mutlaka öncesinde içeriğinde hangi cihazların mevcut olduğunu inceleyin. Bazı kişiler bunu incelemeyerek satın alım gerçekleştirdiği için planlarını gerçekleştiremiyor. Örneğim mağaza açmak isteyen bir kişi internet üzerinden çok inceleme yapmadan bir yazar kasa sipariş ettikten sonra eksik cihazlar sebebiyle satışa başlayamıyor ve eksik cihaz gelene kadar satış yapamadığı için zarara uğruyor.
Yazar kasaların Avusturya’daki durumu, özellikle de yazar kasa aşağı Avusturya bölgesi için ne gibi olanaklara sahip bu incelendiğinde birçok farklı marka ve modelin burada kullanıldığı görülmektedir. En çok tercih edilen marka ise Olympia çünkü marka birçok fiyat aralığında farklı model seçenekleri sunmaktadır. Gelişen teknoloji ile yazar kasa Viyana için de gelişim göstermekte ve birçok modele erişim sağlanabilmektedir. Mağazalarda bulunamayan modeller ise internet üzerinden kolaylıkla satın alınabilmektedir. E-Ticaret sitelerinin neredeyse tamamı Aşağı Avusturya ve Viyana bölgelerine gönderim yapmaktadır. Bu cihazların kurulumu ve servis desteği için de birçok firma aktif olarak hizmet vermektedir. Eğer bu bölgelerde yazar kasa satın almayı düşünüyorsanız öncelikle ihtiyaçlarını belirleyin ve satın alacağınız siteden ya da mağazadan da bilgi alın. Kurulum ve kullanım bilgilerini size en iyi aktaran firmalar ile çalışın çünkü yazar kasayı aldıktan sonra yaşama ihtimaliniz bulunan problemlerde yine bu firmalar ile muhatap olacaksınız.
Küçük işletmelerin yazar kasa kullanması toplumda oluşan algıya göre gerekli değilmiş gibi görünmektedir. Ticari hayatta aktif olarak faaliyet gösteren işletmelerin hepsinin yazar kasa kullanması gerekmektedir. Avusturya’da 1 Mayıs 2016’dan itibaren yazarkasa zorunlu hale getirilmiştir. Buna göre nakit işlemler, elektronik bir yazar kasa kullanarak kaydedilmeli ve bireysel kayıtlar tutulmalıdır. Avusturya Federal Maliye Bakanlığı yazar kasa tanımlamasını şifre belirlemek ve bireysel kasa makbuzlarını belgelemek için kullanılan elektronik sistem olarak tanımlamıştır ve yasa ile şirket başına yıllık net cirosu 15.000€ ve üzeri olan işletmelerin ve şirket başına nakit cirosunun (buna banka ve kredi kartı ile yapılan işlemler dahildir) yıllık net 7.500€ aşması durumunda yazarkasa sistemi kullanması zorunlu hale getirilmiştir. Bu sınırlamanın dışında kalan işletmelerin yazarkasa kullanması mecburi değildir. Yasada bazı iş alanları içi istisnalar da getirilmiştir. Bunlar, bireysel yıllık net cironun 30.000€’yu geçmemesi şartıyla; seyyar satışlar, vergi imtiyazına sahip şirketlerin bazı ticari faaliyetleri, dağ ve kayak kulübelerindeki cirolar, kâr amacı gütmeyen derneklerin kantin satışları (faaliyetleri takvim yılı içerisinde elli iki günden az olmalıdır), takvim yılında 14 günden fazla hizmet vermeyen şarap tavernaları, maksimum 20€’ya kadar satışa imkân veren otomatlar, bilet satış makineleri ve online mağazalardır. Yazar kasa Aşağı Avusturya ve yazar kasa Viyana ile ilgili bilgi arayan kişiler için yukarıdaki açıklamalar geçerlidir. Konu ile ilgili daha ayrıntılı bilgi Avusturya Federal Ekonomi Odasının (WKO)’un resmî web sitesinde yer almaktadır. Buradaki bilgileri okuyarak hangi kapsama girdiğinizi öğrenebilir ve buna göre hareket edebilirsiniz.
